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法規名稱: 行政院人事行政總處個人資料保護管理要點
修正時間: 108.2.21
一、行政院人事行政總處(以下簡稱總處)為依個人資料保護法(以下簡
    稱本法)執行所保有個人資料之保護與管理,特訂定本要點。

二、為落實個人資料之保護與管理,總處設個人資料保護管理執行小組(
    以下簡稱本小組);其任務如下:
  (一)總處個人資料保護政策之擬議。
  (二)總處個人資料管理制度之推展。
  (三)總處個人資料隱私風險之評估及管理。
  (四)總處個人資料管理制度基礎設施之評估。
  (五)總處個人資料管理制度適法性與合宜性之檢視、審議及評估。
  (六)其他總處個人資料保護、管理之規劃及擬議事項。

三、本小組置委員十二人,其中一人為召集人,由人事長指定之,其餘委
    員由一級單位、法規會及公關組各指派專人(專門委員層級以上)一
    人兼任,其成員中任一性別比例不得少於三分之一;另置執行秘書一
    人,由召集人指定有關人員兼任。
    本小組幕僚工作由總處綜合規劃處辦理,必要時得請總處各單位(以
    下簡稱各單位)參與幕僚作業。

四、本小組會議視業務推動之需要不定期召開。會議由召集人主持;召集
    人因故不能主持會議時,得指定委員代理之。
    本小組會議開會時,得邀請有關業務單位、所屬機構人員、相關機關
    代表或學者專家出(列)席。

五、各單位應指定專人(專門委員層級以上)辦理或督導單位人員辦理下
    列事項:
  (一)當事人依本法第十條及第十一條第一項至第四項所定請求事項。
  (二)本法第十一條第五項及第十二條所定通知事項。
  (三)本法第十七條所定公開或供公眾查閱。
  (四)本法第十八條所定個人資料檔案安全維護。
  (五)個人資料保護事項之協調聯繫。
  (六)單位內個人資料損害預防及危機處理應變之通報與窗口。
  (七)總處個人資料保護政策之執行、單位內個人資料保護之自行查核
        。
  (八)其他單位內個人資料保護管理之規劃及執行。

六、總處應設置個人資料保護聯絡窗口,由人事資訊處負責辦理下列事項
    :
  (一)公務機關間個人資料保護業務之緊急應變通報。
  (二)以自動化方式檢索、整理之個人資料安全事件之通報。
  (三)重大個人資料外洩事件之民眾聯繫單一窗口。
  (四)總處個人資料專人名冊之製作及更新。
    有關總處內個人資料保護業務之協調聯繫,由綜合規劃處負責;總處
    之個人資料保護教育訓練,由人事室負責;總處個人資料保護法令之
    諮詢,由法規會負責;重大個人資料外洩事件之媒體聯繫單一窗口,
    由公關組負責;至個案及其個資安全事件涉及各單位業務部分,視業
    務屬性由各單位依權責辦理,並陳報長官。

七、總處蒐集、處理或利用個人資料之特定目的,包括總處依本法第十七
    條規定以適當方式公開者,及其他為執行法定職務而經總處新增公告
    之特定目的。

八、各單位對於個人資料之蒐集、處理或利用,應確實依本法第五條規定
    為之。遇有疑義者,應提請本小組研議。

九、各單位對於本法第六條所列病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查及
    犯罪前科之個人資料,僅得依本法第六條但書規定蒐集、處理或利用
    。

十、各單位蒐集當事人個人資料時,應明確告知當事人下列事項。但符合
    本法第八條第二項規定情形之一者,不在此限:
  (一)機關或單位名稱。
  (二)蒐集之目的。
  (三)個人資料之類別。
  (四)個人資料利用之期間、地區、對象及方式。
  (五)當事人依本法第三條規定得行使之權利及方式。
  (六)當事人得自由選擇提供個人資料時,不提供對其權益之影響。

十一、各單位蒐集非由當事人提供之個人資料,應於處理或利用前,向當
      事人告知個人資料來源及前點第一款至第五款所列事項。但符合本
      法第九條第二項規定情形之一者,不在此限。
      前項之告知,得於首次對當事人為利用時併同為之。

十二、各單位依本法第十五條第二款及第十六條但書第七款規定經當事人
      同意蒐集、處理或利用其一般個人資料者,應符合本法第七條及本
      法施行細則第十五條規定。
      各單位依本法第六條但書第六款規定經當事人書面同意蒐集、處理
      或利用其特種個人資料者,應準用本法第七條第一項、第二項及第
      四項,並符合本法施行細則第十四條及第十五條規定。

十三、各單位依本法第十五條或第十六條規定對個人資料之蒐集、處理、
      利用時,應詳為審核並簽奉核定後為之。
      各單位依本法第十六條但書規定對個人資料為特定目的外之利用,
      應將個人資料之利用歷程做成紀錄。
      對於個人資料之利用,不得為資料庫之恣意連結,且不得濫用。

十四、總處保有之個人資料有誤或缺漏時,應由資料蒐集單位簽奉核定後
      ,移由資料保有單位更正或補充之,並留存相關紀錄。
      因可歸責於總處之事由,未為更正或補充之個人資料,應於更正或
      補充後,由資料蒐集單位以適當方式通知曾提供利用之對象。

十五、總處保有之個人資料正確性有爭議者,應由資料蒐集單位簽奉核定
      後,移由資料保有單位停止處理或利用該個人資料。但符合本法第
      十一條第二項但書情形者,不在此限。
      個人資料已停止處理或利用者,資料保有單位應確實記錄。

十六、總處保有個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時,應由資料蒐
      集單位簽奉核定後,移由資料保有單位刪除、停止處理或利用。但
      符合本法第十一條第三項但書情形者,不在此限。
      個人資料已刪除、停止處理或利用者,各該單位應確實記錄。

十七、各單位違反本法規定蒐集、處理或利用個人資料者,應主動或依當
      事人之請求,刪除、停止蒐集、處理或利用個人資料。
      前項刪除、停止蒐集、處理或利用個人資料,應簽奉核定後移由資
      料保有單位為之。
      個人資料已刪除、停止蒐集、處理或利用者,資料保有單位應確實
      記錄。

十八、總處違反本法規定,致個人資料被竊取、洩漏、竄改或其他侵害情
      事者,經查明後,應由資料保有單位以適當方式儘速通知當事人。

十九、當事人依本法第十條、第十一條第一項至第四項規定向總處為請求
      時,應視請求事項事實,檢附相關證明文件。
      前項書件內容,如有遺漏或欠缺,應通知限期補正。
      申請案件有下列情形之一者,應以書面駁回其申請:
    (一)申請書件內容有遺漏或欠缺,經通知限期補正,逾期仍未補正
          。
    (二)有本法第十條但書各款情形之一。
    (三)有本法第十一條第二項但書或第三項但書所定情形之一。
    (四)與法令規定不符。

二十、當事人依本法第十條規定提出之請求,承辦單位應以總處名義,於
      十五日內為准駁之決定;必要時得予延長,延長期間不得逾十五日
      ,並應將其原因以書面通知請求人。
      當事人依本法第十一條規定提出之請求,承辦單位應以總處名義,
      於三十日內為准駁之決定;必要時得予延長,延長期間不得逾三十
      日,並應將其原因以書面通知請求人。

二十一、當事人請求查詢、閱覽或製給個人資料複製本者,依總處及所屬
        機關提供政府資訊收費標準收取費用。
        當事人閱覽其個人資料,應由承辦單位派員陪同為之。

二十二、總處保有之個人資料檔案之公開,仍適用政府資訊公開法或其他
        法律規定。

二十三、為防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏,總處指定之
        個人資料檔案安全維護專人,應依本要點及相關法令規定辦理或
        督導總處人員辦理個人資料檔案安全維護事項。

二十四、個人資料檔案應建立管理制度,分級分類管理,並針對接觸人員
        建立安全管理規範。

二十五、為強化個人資料檔案資訊系統之存取安全,防止非法授權存取,
        維護個人資料之隱私性,應建立個人資料檔案安全稽核制度,由
        資安稽核小組定期查考。
        前項個人資料檔案資訊系統之帳號、密碼、權限管理及存取紀錄
        等相關管理事宜,依總處存取控制作業指引辦理之。
        第一項個人資料檔案安全稽核之運作組織、稽核頻率及稽核所應
        注意之相關事項,依總處內部資通安全與個資管理稽核程序辦理
        之。

二十六、各單位遇有資通安全事件,應依國家資通安全通報應變作業綱要
        、各機關處理資通安全事件危機通報緊急應變作業注意事項及總
        處資通安全事件管理程序辦理,並通報本小組。
        各單位遇有非資訊面之個人資料外洩事件,應進行緊急因應措施
        ,並迅速通報至本小組。

二十七、個人資料檔案安全維護工作,除本要點外,並應符合行政院及總
        處訂定之相關資訊作業安全與機密維護規範。

二十八、總處依本法第四條規定委託蒐集、處理或利用個人資料之受託者
        ,於適用本法範圍內,適用本要點。

二十九、總處委託他人蒐集、處理或利用個人資料時,應對受託者為適當
        之監督。
        前項監督至少應包含下列事項:
      (一)預定蒐集、處理或利用個人資料之範圍、類別、特定目的及
            其期間。
      (二)受託者就本法施行細則第十二條第二項採取之措施。
      (三)有複委託者,其約定之受託者。
      (四)受託者或其受僱人違反本法、其他個人資料保護法律或其法
            規命令時,應向總處通知之事項及採行之補救措施。
      (五)總處如對受託者有保留指示者,其保留指示之事項。
      (六)委託關係終止或解除時,個人資料載體之返還,及受託者履
            行委託契約以儲存方式而持有之個人資料之刪除。
        第一項之監督,各單位應定期確認受託者執行之狀況,並將確認
        結果記錄之。
        受託者僅得於總處指示之範圍內,蒐集、處理或利用個人資料。
        受託者認總處之指示有違反本法、其他個人資料保護法律或其法
        規命令者,應立即通知總處。