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法規名稱: 中央政府機關辦理員額評鑑作業注意事項
修正時間: 106.12.29
一、為使各機關依中央政府機關總員額法(以下簡稱總員額法)第八條規
    定辦理員額評鑑相關作業流程標準化,確保員額評鑑作業品質,以利
    評鑑結果確能提供機關(構)(以下簡稱機關)作為員額調整時之參
    考,特訂定本注意事項。

二、本注意事項用詞定義如下:
  (一)評鑑機關:指辦理評鑑之各一級機關、二級機關。
  (二)受評機關:指接受評鑑之各機關。
  (三)評鑑小組:指由評鑑機關、相關機關代表及學者專家等組成,實
        際執行評鑑作業之任務編組。
  (四)工作小組:指由評鑑機關設置,負責評鑑相關幕僚工作之任務編
        組。

三、為於法定期程內完成員額評鑑作業,評鑑機關應依評鑑時與其有隸屬
    關係之機關(含行政院組織調整過渡期間經行政院公告之事務管轄及
    組織隸屬關係)盤點受評機關數。

四、評鑑作業之實施對象以個別機關為原則。但所屬機關職掌業務相同或
    性質相近、業務涉及跨機關共同作業,或已實施業務區塊員額總量管
    理之數機關,可合併視為同一受評機關。

五、員額評鑑作業,應就受評機關所提受評書面報告進行書面審查。經評
    鑑小組審議確認,受評機關有下列各款情形之一,且受評書面報告或
    業務辦理情形須予釐清及瞭解時,應辦理實地訪視:
  (一)配合行政院組織調整或重大政策,受評機關之組織設置、業務職
        掌及人員調移情形較為複雜者。
  (二)最近五年內曾經行政院專案核增預算員額,且核增預算員額之增
        員率達預算員額總數百分之十以上,其人力配置與運用情形有深
        入瞭解之必要者。
  (三)受評機關職員、警察、法警、聘用人員及約僱人員預算員額缺額
        總數(不含一級主管以上職缺、機要職缺、依法規保留職缺、考
        試分發列管職缺、遴補中及借調至他機關職缺等六類職缺),逾
        其預算員額總數百分之五,員額未有效運用者。
  (四)列管出缺不補之職員、警察、聘用人員及約僱人員預算員額,其
        人力精簡及運用情形有深入瞭解之必要者。
  (五)配合業務推動需要,於員額總量範圍內有調整各類人員員額數之
        需求者。
  (六)數個所屬機關間因業務或人力屬性具共通性等因素,實施跨機關
        員額總量管理者。
  (七)數個所屬機關間因業務移撥人力有爭議未解決者。
  (八)因業務萎縮、工作簡化或流程改善(含電子化)可大幅減少人力
        者。
  (九)配合辦理行政院新增重大政策,未來三年內預估將有增員需求者
        。
  (十)其他因機關職掌業務、單位組設或人力運用情形特殊考量,而有
        辦理實地訪視之必要者。

六、評鑑機關對於員額評鑑期程之規劃,依下列原則辦理:
  (一)員額評鑑,以每兩年為一評鑑周期。
  (二)二級受評機關應於一級評鑑機關進行評鑑前,完成對所屬機關之
        評鑑,並於規劃所屬機關評鑑期程時,預留一級評鑑機關適當之
        作業時間。
    評鑑機關確認評鑑期程後,應即通知受評機關預為準備。

七、執行評鑑作業前之準備階段,依下列規定辦理:
  (一)評鑑機關得成立工作小組,負責蒐集分析評鑑資訊、擬定評鑑計
        畫及安排評鑑行程等各項幕僚作業,並擔任評鑑小組與受評機關
        間之聯繫窗口。
  (二)評鑑機關得要求受評機關提供員額評鑑相關資訊,作為評鑑機關
        工作小組擬定評鑑計畫、評鑑小組研提評鑑意見,及評鑑機關作
        成評鑑結論之參考;受評機關提供之員額評鑑資訊,以最近三年
        為原則。
  (三)評鑑機關應確實預估評鑑所需經費,並依中央政府機關員額管理
        辦法(以下簡稱員額管理辦法)第二十條及經費報支等相關規定
        ,辦理經費預借及支出事宜。
  (四)評鑑小組之組成,依下列規定辦理:
        1.評鑑機關應指派高級職員擔任評鑑小組召集人。
        2.評鑑小組之成員,學者專家人數以不少於三分之一為原則。學
          者專家之名單,不得由受評機關提供。
        3.評鑑小組成員應與受評機關無利益衝突情事,如於評鑑前發現
          者,應即變更;評鑑中發現者,應請其迴避,所為評鑑不列入
          紀錄。
  (五)工作小組擬定員額評鑑計畫時,應依下列規定辦理:
        1.按受評機關業務特性、業務與員額配置相互關係及員額管理辦
          法第十七條第三項規定,訂定該次員額評鑑項目。受評機關前
          次評鑑結論建議事項尚未執行完畢之管考項目,亦應納入評鑑
          項目。
        2.一級評鑑機關除因特殊重大因素外,原則應於評鑑前一年度,
          將評鑑計畫函送二級受評機關,並於二級受評機關提報受評書
          面報告後,併同評鑑計畫函送評鑑小組成員;二級評鑑機關應
          於一級評鑑機關完成書面審查前,完成對所屬機關之評鑑作業
          ,評鑑計畫原則應於評鑑六十日前函送所屬受評機關,並於所
          屬受評機關提報受評書面報告後,併同評鑑計畫函送評鑑小組
          成員。
        3.評鑑計畫應載明下列事項:
         (1)評鑑目的。
         (2)評鑑重點。
         (3)評鑑成員(包括召集人)。
         (4)評鑑期程。
         (5)評鑑方式。
         (6)評鑑程序(例:評鑑小組會議等)。
         (7)其他相關事項。
        4.有第四點但書所定之情形,得統一擬定評鑑計畫。
  (六)受評機關應依該次評鑑期程所定期限,先辦理自評並提出受評書
        面報告,送評鑑機關分送評鑑小組先行審閱。報告內容應包含評
        鑑計畫所載之評鑑重點項目及員額配置之整體性意見。
  (七)受評機關為未完成行政院組織改造者,為利瞭解組織調整前後之
        組織設置、業務職掌、預算編列及員額配置差異,受評機關應於
        新機關組織法施行前,預為綜整原機關之評鑑相關資訊,提供評
        鑑機關參考。
  (八)受評機關應指定專責聯絡窗口,以利評鑑之進行。

八、書面審查作業,應依下列規定辦理:
  (一)評鑑機關應確定受評機關之受評書面報告是否已完成自評,並就
        評鑑計畫所載評鑑項目逐一提出說明。如有缺漏,應請受評機關
        補正後,送評鑑機關分送各評鑑小組成員。
  (二)評鑑小組成員對受評書面報告如有疑義,得逕向受評機關提出詢
        問。受評機關就評鑑小組成員之提問事項應即時說明,無法即時
        說明者應於提問後七日內提出書面說明,並通知評鑑機關。
  (三)受評機關應責由單一窗口聯絡人就評鑑小組成員之提問事項儘速
        回應。必要時,得轉請各該評鑑重點業務單位予以回應,惟應隨
        時追蹤後續處理情形。
  (四)評鑑小組成員應填寫員額評鑑意見表,並於評鑑機關所定期限內
        送評鑑機關。
  (五)評鑑機關應就評鑑小組成員所提建議,以及受評機關評鑑資料及
        業務運作情形,綜整研擬分析意見。

九、評鑑機關應於完成前點所列書面審查作業後,邀集評鑑小組成員召開
    評鑑小組會議,辦理下列事項:
  (一)說明受評機關業務屬性及評鑑目的、重點、成員、期程、作業程
        序及其他相關事項。
  (二)審查評鑑機關擬具之分析意見,及評估是否對受評機關進行實地
        訪視,並確認辦理實地訪視之時程、訪視重點業務項目、訪談對
        象及其他相關事項。

十、實地訪視作業,得視評鑑實際需求以半日、一日或數日方式執行,並
    應依下列規定辦理:
  (一)行前應辦理事項:
        1.擬定實地訪視計畫,包含訪視日期、時間、成員、訪視重點及
          相關進行方式事宜,並函送受評機關。
        2.選定第二款之個別訪談對象,選擇時應注意各類人員之衡平。
          為辦理訪談對象之選定,評鑑機關應請受評機關提供機關員工
          名冊。
        3.確認訪視行程相關資料。
        4.檢視受評機關其他業務資料。
        5.與受評機關及評鑑小組成員確認訪視當日之聯繫事宜。
  (二)進行個別訪談時應辦理事項:
        1.受評機關應依評鑑小組提供之訪談名單,安排隔離場所,並協
          助轉知受訪人員準備。
        2.個別訪談時間,得視實際需要彈性調整因應。必要時,可採取
          團體訪談。
        3.評鑑小組成員應參考員額評鑑計畫之評鑑重點或評鑑機關擬具
          之分析意見,對受訪人員提出詢問或資料查閱。
        4.受評機關人員於受訪人員接受訪談時,應行迴避,並不得有其
          他影響訪談之行為。
        5.評鑑小組成員應填寫訪談紀錄表,並於訪視結束後七日內送評
          鑑機關。
        6.受評機關應視需要,協助處理其他相關事宜。
  (三)受評機關應避免臨時安排與該次評鑑目的無關或非必要之參訪行
        程。

十一、評鑑機關應依評鑑小組會議決議及受評機關實地訪視結果,撰擬員
      額評鑑結論初稿,並注意下列事項:
    (一)評鑑結論初稿內容應具體明確,且須與各評鑑重點項目相對應
          ,並與機關整體策略、未來業務發展狀況及員額合理配置密切
          配合。
    (二)評鑑結論初稿內容,應避免機關藩籬及本位主義,或僅於現有
          組織業務及人力基礎上進行思考,並依施政優先順序及財政、
          預算支用情形,就受評機關各內部單位間,及與其他機關間之
          業務及員額連動關係確實通盤檢討重整。

十二、評鑑結論初稿完成後,應邀集評鑑小組成員、受評機關及評鑑結論
      初稿內容所涉及之其他機關進行會商,受評機關於陳述意見並與評
      鑑小組意見交換後,應即離席。會商前,評鑑小組成員得視需要,
      進行意見交換。
      前項會商過程與會商前之意見交換,應全程錄音與作重點紀錄,並
      依員額評鑑重點取得共識。

十三、評鑑機關應於完成評鑑後三個月內,依會商結果修正並核定員額評
      鑑結論,併同員額評鑑結論建議事項執行情形管考建議表,函送受
      評機關據以列管執行。
      前項核定之評鑑結論有調整之必要,且涉及實質組設、員額、業務
      或政策方向修正情形者,得經受評機關陳述意見,並會商評鑑小組
      確認。

十四、評鑑機關應將評鑑結論分別納入員額評鑑結論分析情形統計表之裁
      減員額、移撥調整員額、簡併組織、調整業務功能、改進流程、四
      化(含去任務化、地方化、行政法人化及委外化)、運用志工、處
      理不適任人員及其他等項目,條述說明。

十五、二級評鑑機關應就所作評鑑結論,以員額總量管理之精神,本主管
      機關權責就所屬機關間之員額配置及運用合理性研提整體性意見,
      並將評鑑結論、研提之整體性意見,併同受評機關之評鑑計畫、受
      評書面報告及員額評鑑結論分析情形統計表等相關資料送請一級機
      關備查。

十六、評鑑結論建議事項之後續追蹤管考,應依下列規定辦理:
    (一)評鑑機關應視各評鑑結論建議事項是否涉及其他機關權責,自
          行審查或會請相關權責機關表示意見,決定同意解除列管、自
          行列管或繼續追蹤列管。
    (二)其他有關事項,依員額管理辦法第十九條規定。

十七、評鑑機關得視受評機關填報之執行情形,邀集原評鑑小組成員進行
      追蹤評鑑。但無法邀集時,得請其他類似專長之學者專家或人員參
      與。

十八、一級機關備查二級評鑑機關評鑑結論時,應注意下列事項:
    (一)一級機關應檢視二級評鑑機關報送之評鑑結論及受評書面報告
          是否包含評鑑計畫所載之評鑑重點項目、評鑑結論是否具體明
          確,以及是否依第十五點研提整體性意見。
    (二)一級機關應視評鑑結論是否涉及其他機關權責,分別以自行審
          查或會請相關權責機關表示意見方式辦理後,函復該二級評鑑
          機關是否同意備查,並請其依相關機關意見檢討改進。

十九、國營事業機構及地方行政機關得準用本注意事項辦理定期員額評鑑
      。