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標題圖示歷史法規資訊 (非現行法規)

法規名稱: 中央政府機關辦理員額評鑑作業注意事項
訂定時間: 100.10.28
一、為使各機關依中央政府機關總員額法(以下簡稱總員額法)第八條規
    定辦理員額評鑑相關作業流程標準化,確保員額評鑑作業品質,以利
    評鑑結果確能提供機關(構)(以下簡稱機關)作為員額調整時之參
    考,特訂定本注意事項。

二、本注意事項用詞定義如下:
  (一)評鑑機關:指辦理評鑑之各一級機關、二級機關。
  (二)受評機關:指接受評鑑之各機關。
  (三)評鑑小組:指由評鑑機關、相關機關代表及學者專家等組成,實
        際執行評鑑作業之任務編組。
  (四)工作小組:指由評鑑機關設置,負責評鑑相關幕僚工作之任務編
        組。

三、為於法定期程內完成員額評鑑作業,評鑑機關應依評鑑時與其有隸屬
    關係之機關(含行政院組織調整過渡期間經行政院公告之事務管轄及
    組織隸屬關係)盤點受評機關數。

四、評鑑作業之實施以針對個別機關為原則。但所屬機關職掌業務相同或
    性質相近、業務涉及跨機關共同作業,或已實施業務區塊員額總量管
    理之數機關,可合併視為同一受評機關。

五、評鑑機關辦理評鑑方式如下:
  (一)行政院組織調整過渡期間之員額評鑑作業,以實地評鑑為原則,
        書面評鑑為例外。
  (二)除第一款之情形外,評鑑機關得視受評機關組織、業務及人力運
        用等情形,採取實地評鑑或書面評鑑方式辦理。惟受評機關有下
        列各款情形之一時,宜以實地評鑑方式進行:
        1.配合行政院組織調整後,受評機關之組織業務調整或人員移撥
          情形較為複雜者。
        2.最近五年內曾經行政院專案核增預算員額,且核增預算員額之
          增員率達預算員額總數百分之十以上者。
        3.受評機關職員、警察、法警、聘用人員及約僱人員預算員額缺
          額總數,逾其預算員額總數百分之五者(不含一級單位主管以
          上、機要、留職停薪、考試分發列管、商調遴補中及借調他機
          關等六類職缺)。
        4.職員、警察、聘用人員及約僱人員預算員額,經列管出缺不補
          ,且就超額人力之精簡及運用情形有深入瞭解之必要者。
        5.配合業務推動需要,於員額總量範圍內有調整各類人員員額數
          之需求者。
        6.數個所屬機關間因業務或人力屬性具共通性等因素,
          實施跨機關員額總量管理者。
        7.數個所屬機關間因業務移撥人力有爭議未解決者。
        8.因業務萎縮、工作簡化或流程改善(含電子化)可大
          幅減少人力者。
        9.其他因機關職掌業務、單位組設或人力運用情形特殊
          考量,而有辦理實地評鑑之必要者。

六、評鑑機關對於員額評鑑期程之規劃,依下列原則辦理:
  (一)各評鑑機關應於中華民國一百零一年底前完成總員額法施行後之
        首次員額評鑑。後續之員額評鑑,以每兩年為一評鑑周期。
  (二)二級受評機關應於一級評鑑機關進行評鑑前,完成對所屬機關之
        評鑑,並於規劃所屬機關評鑑期程時,預留一級評鑑機關適當之
        作業時間。
    評鑑機關確認評鑑期程後,應即通知受評機關預為準備。

七、執行評鑑作業前之準備階段,依下列規定辦理:
  (一)評鑑機關得成立工作小組,負責蒐集分析評鑑資訊、擬定評鑑計
        畫及安排評鑑行程等各項幕僚作業,並擔任評鑑小組與受評機關
        間之聯繫窗口;必要時,得於評鑑前赴受評機關先行實地瞭解。
  (二)評鑑機關得要求受評機關提供員額評鑑相關資訊,作為評鑑機關
        工作小組擬定評鑑計畫、評鑑小組研提評鑑意見,及評鑑機關作
        成評鑑結論之參考;受評機關提供之員額評鑑資訊,以最近三年
        為原則。
  (三)評鑑機關應確實預估評鑑所需經費,並依經費報支等相關規定辦
        理經費預借及支出事宜。
  (四)評鑑小組之組成,依下列規定辦理:
        1.評鑑機關應指派高級職員擔任評鑑小組召集人。
        2.評鑑小組之成員,學者專家人數以不少於三分之一為原則。學
          者專家之名單,不得由受評機關提供。
        3.評鑑小組成員應與受評機關無利益衝突情事,如於評鑑前發現
          者,應即變更;評鑑中發現者,應請其迴避,所為評鑑不列入
          紀錄。
  (五)工作小組擬定員額評鑑計畫時,應依下列規定辦理:
        1.按受評機關業務特性,依中央政府機關員額管理辦法(以下簡
          稱員額管理辦法)第十七條第二項所定之組織、業務、人力、
          財務、工作方法與流程及其他評鑑重點,訂定該次員額評鑑項
          目。受評機關前次評鑑結論建議事項尚未執行完畢之管考項目
          ,亦應納入評鑑項目。
        2.評鑑計畫應於評鑑四十日前函送受評機關、參加評鑑機關及學
          者專家成員,並載明下列事項:
         (1)評鑑目的。
         (2)評鑑重點。
         (3)評鑑成員(包括召集人)。
         (4)評鑑期程。
         (5)評鑑方式。
         (6)評鑑程序(例:簡報、實地訪查、訪談同仁及經驗交流與分
            享等)。
         (7)其他相關事項。
        3.有第四點但書所定之情形,得統一擬定評鑑計畫。
  (六)受評機關應於員額評鑑前,先辦理自評並提出受評書面報告,報
        告內容應包含評鑑計畫所載之評鑑重點項目、辦理所屬機關之評
        鑑情形及員額配置之整體性意見;受評機關應於評鑑十日前提出
        受評書面報告送評鑑機關分送評鑑小組先行審閱。
  (七)受評機關如為行政院所屬機關,為利瞭解組織調整前後之組織設
        置、業務職掌、預算編列及員額配置差異,受評機關應於新機關
        組織法施行前,預為綜整原機關之評鑑相關資訊,提供評鑑機關
        參考。
  (八)受評機關應指定專責聯絡窗口,以利評鑑之進行。

八、評鑑機關得於評鑑前,邀集評鑑小組成員召開評鑑小組行前會議,辦
    理下列事項:
  (一)說明受評機關業務屬性及評鑑目的、重點、成員、期程、方式、
        程序及其他相關事項。
  (二)選定第九點第三款之個別訪談對象,選擇時應注意各類人員之衡
        平。為辦理訪談對象之選定,評鑑機關應請受評機關提供機關員
        工名冊。

九、實地評鑑作業,應依下列規定辦理:
  (一)行前應辦理事項:
        1.確認評鑑行程相關資料。
        2.檢視受評機關其他業務資料。
        3.與受評機關及評鑑小組成員確認評鑑當日之聯繫事宜,並請機
          關代表依規定完成請假。
  (二)評鑑作業執行中應辦理事項:
        1.評鑑小組成員應作重點摘記,並得隨時向受評機關提出詢問。
        2.評鑑小組成員應填寫員額評鑑意見表,並於評鑑結束後三日內
          送評鑑機關。
        3.評鑑小組成員要求提供之補充資料,受評機關應於評鑑結束後
          三日內送評鑑機關分送評鑑小組成員審閱。
        4.受評機關應協助製作會議紀錄,並於評鑑結束後三日內送評鑑
          機關。
  (三)進行個別訪談時應辦理事項:
        1.受評機關應依評鑑小組提供之訪談名單,安排隔離場所,並協
          助轉知受訪人員準備。
        2.個別訪談以每人十五分鐘為原則,得視需要酌予調整。必要時
          ,可採取團體訪談。
        3.評鑑小組應參考員額評鑑計畫之評鑑重點,對受訪人員提出詢
          問。
        4.受評機關人員於受訪人員接受訪談時,應行迴避,並不得有其
          他影響訪談之行為。
  (四)受評機關應避免臨時安排與該次評鑑目的無關或非必要之參訪行
        程。

十、書面評鑑作業,應依下列規定辦理:
  (一)評鑑機關應確定受評書面報告是否已完成自評,並就評鑑計畫所
        載評鑑項目逐一提出說明。如有缺漏,應請受評機關補正後,送
        評鑑機關分送各評鑑小組成員。
  (二)評鑑小組成員對受評書面報告如有疑義,得逕向受評機關提出詢
        問。受評機關就評鑑小組成員之提問事項應即時說明,無法即時
        說明者應於提問後三日內提出書面說明,並通知評鑑機關。
  (三)受評機關應責由單一窗口聯絡人就評鑑小組成員之提問事項儘速
        回應。必要時,得轉請各該評鑑重點業務單位予以回應,惟應隨
        時追蹤後續處理情形。
  (四)評鑑小組成員應填寫員額評鑑意見表,並於評鑑機關所定期限內
        送評鑑機關。

十一、評鑑機關應依評鑑小組就各評鑑重點項目之發現及建議,撰擬員額
      評鑑結論初稿,並注意下列事項:
    (一)評鑑結論初稿內容應具體明確,且須與各評鑑重點項目相對應
          ,並與機關整體策略、未來業務發展狀況及員額合理配置密切
          配合。
    (二)評鑑結論初稿內容,應打破機關藩籬及本位主義,依施政優先
          順序及財政、預算支用情形,就受評機關與其他機關間之業務
          及員額連動關係確實檢討重整,避免僅於現有組織業務及人力
          基礎上進行加總思考。

十二、評鑑結論初稿完成後,應邀集評鑑小組成員、受評機關及評鑑結論
      初稿內容所涉及之其他機關進行會商,會商過程應全程錄音與作重
      點紀錄,並依員額評鑑重點取得共識。

十三、評鑑機關應於完成評鑑後三個月內,依會商結果修正並核定員額評
      鑑結論,併同員額評鑑結論建議事項執行情形管考建議表,函送受
      評機關據以列管執行。

十四、評鑑機關應將評鑑結論分別納入員額評鑑結論分析情形統計表之裁
      減員額、移撥員額、調整員額、簡併組織、調整業務功能、改進流
      程、四化(含去任務化、地方化、行政法人化及委外化)、運用志
      工、處理不適任人員及其他等項目,條述說明。

十五、二級評鑑機關應就所作評鑑結論,以員額總量管理之精神,本主管
      機關權責就所屬機關間之員額配置及運用合理性研提整體性意見,
      並將評鑑結論、研提之整體性意見,併同受評機關之評鑑計畫、受
      評書面報告及員額評鑑結論分析情形統計表等相關資料送請一級機
      關備查。

十六、評鑑結論建議事項之後續追蹤管考,應依下列規定辦理:
    (一)評鑑機關應視各評鑑結論建議事項是否涉及其他機關權責,自
          行審查或會請相關權責機關表示意見,決定同意解除列管、自
          行列管或繼續追蹤列管。
    (二)其他有關事項,依員額管理辦法第十九條規定。

十七、評鑑機關得視受評機關填報之執行情形,邀集原評鑑小組成員進行
      追蹤評鑑。但無法邀集時,得請其他類似專長之學者專家或人員參
      與。

十八、評鑑機關辦理員額評鑑所需經費,依員額管理辦法第二十條規定。

十九、一級機關備查二級評鑑機關評鑑結論時,應注意下列事項:
    (一)一級機關應檢視二級評鑑機關報送之評鑑結論及受評書面報告
          是否包含評鑑計畫所載之評鑑重點項目、評鑑結論是否具體明
          確,以及是否依第十五點研提整體性意見。
    (二)一級機關應視評鑑結論是否涉及其他機關權責,分別以自行審
          查或會請相關權責機關表示意見方式辦理後,函復該二級評鑑
          機關是否同意備查,並請其依相關機關意見檢討改進。

二十、國營事業機構及地方行政機關得準用本注意事項辦理定期員額評鑑
      。