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標題圖示行政令函

發文字號: 銓敘部 104.11.05. 部銓三字第1044036382號函
公(發)布日: 104.11.05
要  旨:
檢送「各機關職務代理名冊網路報送查考及抽查作業處理原則」暨常見缺
失一覽表
本  文:
主旨:檢送「各機關職務代理名冊網路報送查考及抽查作業處理原則」一
      案,請查照轉知所屬配合辦理。
說明:
  一、依民國104年5月29日修正發布之各機關職務代理應行注意事項第11
      點規定,將原由本部、分發機關、主計及審計機關辦理各機關職務
      代理名冊查考部分,授權由各主管機關「查考」,由本部等上開機
      關「抽查」。為因應作業之需,檢附「各機關職務代理名冊網路報
      送查考及抽查作業處理原則」,以為各機關職務代理名冊網路報送
      查考及抽查作業之依據。
  二、茲就前開處理原則,摘要說明如下 :
    (一)各機關報送作業:各機關人事單位於本部「各機關職務代理名
          冊網路報送作業系統」(以下簡稱本作業系統)新增或編修職
          務代理名冊資料後,先行預審並網路報送至上級機關,再層核
          轉至主管機關。至報送期限應於每年 1月31日前,報送前1年7
          月至12月之職務代理名冊;每年 7月31日前,報送當年1月至6
          月之職務代理名冊。
    (二)各主管機關查考作業:主管機關於收受所屬機關之職務代理名
          冊後,於本作業系統執行併號功能,俟彙整其暨所屬機關之名
          冊後,即得執行檢核功能,並逐筆查考代理資格及酬金。至查
          考期限應於每年4月30日以前完成前 1年7月至12月名冊之查考
          並報送;每年10月31日以前,完成當年1月至6月名冊之查考並
          報送。
    (三)本部及行政院人事行政總處(以下簡稱人事總處)抽查作業:
          本部及人事總處各依權責至本作業系統抽查各主管機關暨所屬
          機關之職務代理名冊,本部負責抽查資格部分,人事總處負責
          抽查酬金部分,如有資格或酬金不符規定者,將函知主管機關
          ,並副知本部(酬金不符規定者)、人事總處(資格不符規定
          者)、主計機關及審計機關。至分發機關或授權機關同意之文
          號部分,亦各依權責審查。本部及人事總處並應於每年 5月開
          始抽查前1年7月至12月名冊;每年11月開始抽查當年1月至6月
          名冊,各期抽查於開始(按 :每年5月、11月)後3個月內完成
          。
  三、有關主管機關辦理本( 104)年1月至6日職務代理名冊查考作業,
      以本作業系統雖預計於本年12月底前完成修正;惟查修正前後之操
      作方式與往昔差異不大,且本次系統調整均於原系統架構下新增修
      改資訊功能,無系統相容之疑慮,爰請各主管機關逕依現行作業系
      統辦理本年1月至6月職務代理名冊查考作業;又資格或酬金如有不
      符規定者,主管機關目前雖無法產製不符規定名冊;惟各機關仍得
      至該系統查詢,並依規定辦理(如追繳酬金等)。是以,請各主管
      機關俟本作業系統完成修正(預定於本年12月底前)後,再以本作
      業系統產製不符規定名冊函知所屬機關,同時副知主計及審計機關
      (應備名冊),並於系統完成修正後 1個月內完成查考及報送。本
      部及人事總處辦理本年1月至6月職務代理抽查作業,於主管機關查
      考完竣後3個月內完成。至本年7月至12月以後之職務代理名冊查考
      、抽查作業,請各主管機關、人事總處、主計及審計機關依前開處
      理原則辦理。
  四、另為避免職務代理之資格或酬金有誤,本部已將過去查考較為常見
      缺失彙整範例一覽表上載於本作業系統之「資源下載」或「最新消
      息」中,併請參考。
正本:中央暨地方各主管機關人事機構、全國政府機關電子公布欄
副本:審計部、行政院人事行政總處、行政院主計總處

規範基礎

1. 各機關職務代理應行注意事項
十一、依本注意事項規定代理之現職人員及約聘僱人員,其所支酬金由各
      機關人事單位每半年列冊,並逐一註明分發機關或授權機關同意之
      文號,函送主管機關查考後,由銓敘部、行政院人事行政總處、主
      計機關及審計機關抽查。不符規定者,主計及審計機關應不予核銷
      ,並予追繳。
      前項所稱主管機關為中央二級或相當二級以上機關、直轄市政府、
      直轄市議會、縣(市)政府及縣(市)議會。
      違反本注意事項規定之代理或約聘僱,應追究相關失職人員之責任
      。
2. 各機關職務代理名冊網路報送查考及抽查作業處理原則
一、目的:銓敘部(以下簡稱本部)為利各機關職務代理應行注意事項(
    以下簡稱本注意事項)第11點第 1項規定之執行,並簡化人事作業,
    提高行政效率,特訂定本處理原則。
二、報送範圍:各機關現職人員依本注意事項代理職務達10個工作日以上
    ,並依公務人員加給給與辦法第12條規定支給加給者;或依本注意事
    項約聘(僱)人員辦理業務者。另被代理職務未納入銓敘範圍者,無
    須報送。
三、報送系統:本部銓敘業務網路作業系統之「各機關職務代理名冊網路
    報送作業系統」(以下簡稱本系統)。
四、作業流程:
  (一)各機關報送作業:
        1.報送方式:各機關人事單位於本系統新增或編修職務代理名冊
          資料後,先行預審並網路報送至上級機關,再層核轉至主管機
          關。
        2.報送期限:各機關應於每年 1月31日前,報送前1年7月至12月
          之職務代理名冊;每年 7月31日前,報送當年1月至6月之職務
          代理名冊。
        3.主管機關:係指中央二級或相當二級以上機關、直轄市政府、
          直轄市議會、縣(市)政府及縣(市)議會。
  (二)各主管機關查考作業:
        1.查考方式:主管機關於收受所屬機關之職務代理名冊後,於本
          系統執行併號功能,俟彙整其暨所屬機關之名冊後,即得執行
          檢核功能,並逐筆查考代理資格及酬金。
        2.查考結果之處理:
         (1)查考完竣後,主管機關應將職務代理名冊查考結果(含不符
            規定部分)於本系統勾選「已審竣」並點選「報送」,同時
            以電子公文(載明報送文號)備文送本部、行政院人事行政
            總處(以下簡稱人事總處)(以上得不備名冊)、主計機關
            及審計機關(以上應備名冊),俾利抽查。
         (2)資格或酬金如有不符規定者,須以本系統產製不符規定名冊
            函知所屬機關,並同時副知主計及審計機關(應備名冊),
            俾利抽查。
         (3)機關於收受前開不符規定名冊後,依本注意事項第11點規定
            ,該代理案所支酬金應予追繳;惟其不符規定情形如係誤繕
            等得補正事項,應查明原因補正,並循前開報送作業流程重
            新報送;如係非屬職務代理範圍或毋庸列冊者,即毋須重新
            報送。
        3.主管機關當期如無職務代理名冊資料,應於本系統勾選「無查
          考案件」並點選「報送」,毋須以電子公文函知本部及人事總
          處。
        4.查考期限:主管機關應於每年4月30日以前完成前 1年7月至12
          月名冊之查考並報送;每年10月31日以前,完成當年1月至6月
          名冊之查考並報送。
  (三)本部及人事總處抽查作業:
        1.抽查方式:本部及人事總處各自依權責至本系統抽查各主管機
          關暨所屬機關之職務代理名冊,本部負責抽查資格部分,人事
          總處負責抽查酬金部分。至分發機關或授權機關同意之文號部
          分,亦各依權責審查。
        2.抽查範圍:
         (1)首次抽查(按:104年 1月至6月名冊),依中央及地方機關
            別,分別按比例各抽查五分之一之機關數,抽查機關總數為
            主管機關總數之五分之一。
         (2)次期以後(按:104年7月至12月名冊以後),以前 1期經抽
            查結果曾出現不符規定之主管機關及所屬機關為主,並依中
            央及地方機關別,分別按比例輪流抽查尚未被抽查者,上開
            抽查機關總數為主管機關合計數之十分之一,再就該主管機
            關及所屬機關合計數之十分之一抽查之。
        3.抽查結果之處理:
         (1)資格或酬金均符合規定者,循內部簽核程序辦理後,於本系
            統內勾選「資格(或酬金)已抽查」。
         (2)資格或酬金如有不符規定者:
            甲、本部:函知主管機關,並副知人事總處、主計機關及審
                計機關,另於本系統內勾選「資格(或酬金)已抽查」
                。
            乙、人事總處:函知主管機關,並副知本部、主計機關及審
                計機關,另於本系統內勾選「資格(或酬金)已抽查」
                。
        4.主管機關申復作業:
         (1)主管機關於收受前開不符規定名冊後,如認為有申復之必要
            ,須敘明理由並以本系統重新報送,並同時函知本部(資格
            不符部分)或人事總處(酬金不符部分),及副知人事總處
            或本部、主計及審計機關且敘明處理情形。
         (2)本部或人事總處於收受前開申復案後,應再次審核其資格或
            酬金是否符合規定,並循前開「(三)–3.抽查結果之處理
            」作業流程處理。
        5.抽查期限:本部及人事總處應於每年5月開始抽查前 1年7月至
          12月名冊;每年11月開始抽查當年1月至6月名冊,各期抽查於
          開始後(按:每年5月、11月)3個月內完成。
        6.本部及人事總處之抽查結果,將分別列入各主管機關人事機構
          及人事主管平時考核紀錄,俾期各主管機關切實辦理。
五、主計機關及審計機關抽查作業部分,請各主管機關主(會)計機關(
    構)、各該管之審計機關或審計部,依權責自行訂定抽查之相關作業
    規範。